Kurz und einfach erklärt
Es geht um neue Regeln für Rechnungen zwischen Firmen in elektronischer Form.
Der Beitrag erklärt, was diese Regeln für Ihren Shop bedeuten. Er zeigt den Weg der Rechnung vom Auftrag bis ins Archiv.
Wichtige Fragen sind: Welche Art Rechnung erzeugt der Shop? Wie kommt sie in die Buchhaltung? Wie wird sie aufbewahrt?
Wir prüfen den Weg der Rechnung in Ihrem Shop. Nötige Updates spielen wir in einem geplanten Zeitfenster ein.
Für den Rechnungsversand im Shop laufen zwei Uhren, und nur eine davon hat noch eine Übergangsfrist. Ausstellen darf ein Betrieb übergangsweise weiter auf Papier, mit Zustimmung des Empfängers auch in einem anderen elektronischen Format – für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 allerdings nur noch dann, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat (§ 27 Abs. 38 UStG). Für den Empfang gibt es diese Frist nicht. Dieser Beitrag beschreibt den Weg vom Auftrag im Shop bis ins Archiv: welches Format erzeugt wird, wie der Beleg in die Buchhaltung kommt, was im Testsystem tatsächlich geprüft wird und was mit der Aufbewahrung passiert.
Das Wichtigste in Kürze
- Für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 bleibt Papier nur zulässig, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat (§ 27 Abs. 38 UStG). Maßgeblich ist damit der Umsatz des Jahres 2026.
- Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Beleg, keine Datei mit Layout: ausgestellt, übermittelt und empfangen in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG).
- Zulässig sind der Standard XRechnung und – unter bestimmten Voraussetzungen – ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL; Grundlage ist die Normenreihe EN 16931 mit dem Datenformat XML (BMF).
- Der Empfang duldet keinen Aufschub: Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen dafür schaffen, und die Ausstellung bedarf nicht der Zustimmung des Empfängers (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).
- Aufbewahrt wird acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG), und zwar der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form (BMF) – gesichert wird die Datei, nicht der Ausdruck.
Zwei Fristen, zwei Pflichten
Das Umsatzsteuergesetz kennt einen eigenen Begriff für den strukturierten Beleg: Eine elektronische Rechnung ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein PDF im Mailanhang fällt nicht darunter; es ist eine sonstige Rechnung in einem elektronischen Format, technisch also ein Bild von einer Rechnung. Der Unterschied ist nicht kosmetisch: Der strukturierte Beleg lässt sich ohne Zwischenschritt einlesen, prüfen und verbuchen, das PDF verlangt Augen oder eine Texterkennung.
Die Pflicht zum Ausstellen betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Übergangsweise darf eine Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 noch auf Papier und, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden; für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat (§ 27 Abs. 38 UStG). Ein dritter Übergang betrifft den elektronischen Datenaustausch per EDI: Der läuft mit Zustimmung des Empfängers bis zum 31. Dezember 2027, unabhängig vom Umsatz. Für die Shop-Planung heißt das: Der maßgebliche Wert ist der Umsatz des Jahres 2026, und der steht endgültig erst fest, wenn die Umstellung längst vorbereitet sein sollte.
Der Stichtag hängt am Vorjahresumsatz
Was eine E-Rechnung technisch ist
Die Grundlage ist keine deutsche Erfindung. Die Richtlinie 2014/55/EU verlangt eine gemeinsame europäische Norm für das semantische Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung; technisch umgesetzt hat das CEN sie mit der Normenreihe EN 16931, die die Verwendung des strukturierten Datenformates XML vorgibt (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Alles, was als E-Rechnung gilt, ist damit ein XML-Dokument mit festgelegten Feldern – Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersätze, Beträge, Adressdaten – und kein Layout.
Zwei nationale Formate erfüllen diese Vorgabe in der Praxis: der Standard XRechnung als reines XML und das hybride Format ZUGFeRD ab der Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Hybrid heißt: Eine PDF-Datei trägt das XML eingebettet mit sich. Menschen sehen die gewohnte Seite, die Buchhaltung liest den strukturierten Teil. Für einen Shop, der Rechnungen bisher als PDF verschickt hat, ist das oft der kürzere Weg – die Zustellung per Mail bleibt, der Inhalt wird maschinenlesbar.
| Beleg | Was darin steckt | Als Ausgangsrechnung an Geschäftskunden ab 2027 |
|---|---|---|
| Papierrechnung | Druck ohne Datenmodell | Nur unterhalb der Umsatzgrenze, längstens bis Ende 2027 (§ 27 UStG) |
| PDF im Mailanhang | Layout ohne Datenmodell | Sonstige Rechnung, ersetzt die E-Rechnung nicht |
| XRechnung | XML nach EN 16931 | Zulässiges Format (BMF) |
| ZUGFeRD ab 2.0.1 | PDF mit eingebettetem XML | Zulässig, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF) |
| EDI-Nachricht | Vereinbartes Format | Übergang bis Ende 2027 mit Zustimmung (§ 27 UStG) |
Die Tabelle beantwortet die Frage nach dem Format, nicht die nach dem Weg. Ein Shop, der ein gültiges XML erzeugt, es aber an eine Adresse schickt, in die niemand hineinsieht, hat die Pflicht formal erfüllt und den Betrieb trotzdem angehalten. Deshalb steht am Anfang der Umstellung eine Aufnahme des kompletten Wegs und nicht die Auswahl eines Formats.
Was der Shop dafür können muss
Der Shop ist in dieser Kette selten das einzige System. Er erzeugt den Beleg selbst oder liefert die Daten, aus denen ein anderes System ihn erzeugt. Beide Bauarten kommen vor, und beide haben denselben Prüfbedarf: Die Pflichtangaben müssen vollständig im strukturierten Teil stehen, nicht nur im sichtbaren Layout. Ein Betrag, der im PDF gedruckt, im XML aber leer ist, fällt beim Einlesen auf – in der Regel beim Empfänger, selten vorher.
Strukturierter Export
Der Shop erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, nicht nur ein PDF mit demselben Aussehen. Entscheidend ist, ob die Felder nach EN 16931 gefüllt sind.
Vollständige Stammdaten
Leistungsempfänger, Steuersätze, Zahlungsbedingungen und die Angaben zur Umsatzsteuer gehören ins Datenmodell. Ein Freitextfeld ersetzt sie nicht.
Nummernkreise ohne Lücke
Rechnungs- und Gutschriftnummern laufen weiter, auch wenn der Beleg künftig aus einem anderen Zweig kommt. Doppelte Nummern fallen erfahrungsgemäß erst bei der Prüfung auf.
Versand mit Nachweis
Der Versandweg protokolliert Zustellung und Fehlschlag. Eine Rechnung, die in der Warteschlange hängen bleibt, ist im Shop sonst unsichtbar.
Übergabe an die Buchhaltung
Der Export läuft nach Plan und meldet sich, wenn er ausfällt. Ohne Meldung sieht ein ausgefallener Lauf genauso aus wie ein Tag ohne Rechnungen.
Aufbewahrung des Originals
Der strukturierte Teil wird so abgelegt, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt (BMF). Gesichert wird die erzeugte Datei.
Diese sechs Punkte lassen sich einzeln prüfen, und genau so gehören sie in die Vorbereitung: als Liste mit Häkchen, nicht als Gefühl. Wer den Rechnungsweg zum ersten Mal aufnimmt, findet dabei erfahrungsgemäß mehr als die Formatfrage – veraltete Erweiterungen, doppelte Nummernkreise, einen Export, der seit Monaten leere Dateien schreibt. Wir nehmen diese Bestandsaufnahme in der Shopware-Wartung als festen Schritt vor dem Umstellungstermin.
Der Weg der Rechnung durch die Systeme
Vier Stationen genügen, um den Weg zu beschreiben: Der Auftrag entsteht im Shop, daraus wird ein Rechnungsdokument, das Dokument geht an den Empfänger und an die Buchhaltung, und am Ende liegt es im Archiv. An jedem Übergang kann etwas verloren gehen, und an jedem Übergang lässt sich messen. Wer die vier Stationen einmal aufschreibt, hat gleichzeitig die Prüfliste für das Testsystem.
Der praktische Einstieg ist eine einzelne Beispielrechnung. Sie wird im Testsystem erzeugt, als Datei gesichert und angesehen – nicht im Vorschaufenster des Shops, sondern als Rohdatei. Wer das erste Mal in ein XML nach EN 16931 sieht, erkennt die Pflichtfelder auf Anhieb wieder; sie tragen sprechende Namen.
<!-- Ausschnitt einer Rechnung nach EN 16931, gekürzt -->
<Invoice>
<ID>2027-000148</ID>
<IssueDate>2027-01-08</IssueDate>
<InvoiceTypeCode>380</InvoiceTypeCode>
<DocumentCurrencyCode>EUR</DocumentCurrencyCode>
<AccountingSupplierParty>
<Party>
<PartyName><Name>Beispielbetrieb</Name></PartyName>
</Party>
</AccountingSupplierParty>
<TaxTotal>
<TaxAmount currencyID="EUR">38.00</TaxAmount>
</TaxTotal>
<LegalMonetaryTotal>
<PayableAmount currencyID="EUR">238.00</PayableAmount>
</LegalMonetaryTotal>
</Invoice>Die Feldnamen sind sperrig, die Prüfung ist es nicht: Rechnungsnummer, Datum, Währung, Steuerbetrag und Zahlbetrag stehen als eigene Elemente da und lassen sich gegen den Beleg im Shop halten. Weicht ein Betrag ab, liegt der Fehler in der Erzeugung und nicht beim Empfänger. Genau diese Gegenprobe ersetzt später das Rätselraten, wenn eine Rechnung zurückkommt.
Die zweite Gegenprobe betrifft Versand und Übergabe. Beides läuft in der Regel als Hintergrundaufgabe: ein Lauf, der nachts Belege erzeugt, exportiert oder verschickt. Fällt er aus, meldet sich von allein niemand. Deshalb gehört der Rechnungslauf in dieselbe Überwachung wie die übrigen Cronjobs und Importe im Shop.
Empfang ist die Pflicht, die schon läuft
Beim Ausstellen läuft eine Übergangsfrist, beim Empfangen nicht. Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen; wer dazu technisch nicht in der Lage ist oder die Annahme verweigert, hat kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Für einen Shopbetreiber heißt das: Auch wer selbst noch auf Papier ausstellen darf, bekommt bereits strukturierte Eingangsrechnungen von Lieferanten und Dienstleistern.
Dazu kommt ein zweiter Punkt, der in der Praxis oft übersehen wird: Die Ausstellung einer E-Rechnung an einen anderen inländischen Unternehmer bedarf nicht der Zustimmung des Leistungsempfängers (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Ein Lieferant kann also umstellen, ohne vorher zu fragen. Wer keinen Weg für den Empfang hat, sammelt XML-Dateien in einem Postfach, das niemand öffnet – und findet die Belege erst, wenn die Buchhaltung sie vermisst.
Eine Adresse, die jemand liest
Bestandsaufnahme vor der Umstellung
Vor der ersten Änderung steht eine Aufnahme dessen, was heute passiert. Sie kostet wenige Stunden und ersetzt später mehrere Runden Rätselraten. Zwei Fragen tragen die Aufnahme: Woher kommen die Rechnungsdaten, und wer verarbeitet sie weiter? Alles Übrige – Format, Versandweg, Ablage – hängt an den Antworten auf diese beiden.
Die Aufnahme gehört in dieselbe Akte wie die übrigen Pflichtangaben im Shop. Wer ohnehin regelmäßig AGB, Widerrufsbelehrung und Preisangaben pflegt, hat den Rhythmus dafür bereits; die Angaben auf der Rechnung sind dann ein weiterer Punkt auf derselben Liste.
- Welches System erzeugt heute die Ausgangsrechnung: der Shop, die Warenwirtschaft oder ein angeschlossenes Abrechnungssystem?
- Welches Format verlässt das Haus – Papier, PDF, XML, oder mehrere Wege gleichzeitig?
- Sind Leistungsempfänger, Steuersätze und Zahlungsbedingungen im Datenmodell gefüllt oder nur im Layout gedruckt?
- Über welchen Weg geht der Beleg heraus, und an welcher Stelle wird die Zustellung protokolliert?
- Wie kommt die Rechnung in die Buchhaltung: Export, Schnittstelle oder Sammelmappe?
- Welche Adresse nimmt Eingangsrechnungen entgegen, und wer sieht dort in einem festen Turnus hinein?
- Wo liegt die Rechnung danach, wie lange bleibt sie dort lesbar, und wer kann das belegen?
Das Testsystem entscheidet, nicht die Ankündigung
Eine Formatumstellung lässt sich am Livesystem schlecht beurteilen, weil dort jeder Testlauf eine echte Rechnung erzeugt. Der Ort dafür ist eine Staging-Umgebung mit einem Abzug der Produktivdaten, in der Belege ohne Folgen entstehen dürfen. Wichtig ist dabei, dass der Versand von dort ins Leere läuft: Ein Testsystem, das echte Rechnungen an echte Kunden schickt, ist der teurere Fehler.
Geprüft wird in drei Schritten. Erstens die Erzeugung: Entsteht überhaupt eine strukturierte Datei, und trägt sie die Pflichtfelder? Zweitens der Inhalt: Stimmen Beträge, Steuersätze und Adressdaten mit dem Auftrag überein? Drittens die Übergabe: Kommt die Datei dort an, wo sie verarbeitet wird, und wird ein Fehlschlag gemeldet? Erst wenn alle drei Schritte einen Nachweis haben, ist die Umstellung mehr als eine Absicht.
Die Prüfung selbst gehört in einen festen Rahmen. Eine Umstellung, die zwischen zwei Bestellungen eingeschoben wird, hinterlässt keinen Nachweis und keinen Rückweg. Wer sie stattdessen in ein Wartungsfenster mit Ankündigung und Rückfallpunkt legt, hat am Ende ein Datum, eine Liste geprüfter Punkte und einen Stand, auf den sich zurückrollen lässt.
Archivierung: acht Jahre, strukturierter Teil
Die Aufbewahrungsfrist steht im Gesetz und ist vom Format unabhängig: Der Unternehmer hat ein Doppel der ausgestellten Rechnungen sowie alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG); die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Bei einer E-Rechnung kommt eine Anforderung an die Form dazu: Zumindest der strukturierte Teil ist so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).
Praktisch heißt das: Gesichert wird die XML-Datei selbst, nicht ein Ausdruck davon und nicht eine neu erzeugte Vorschau. Ein Shop, der Belege nur bei Bedarf aus der Datenbank rendert, hat streng genommen kein Original abgelegt. Diese Unterscheidung entscheidet später darüber, ob eine Sicherung im Ernstfall trägt – dieselbe Frage wie bei der Aufbewahrung personenbezogener Daten, nur mit einer anderen Frist.
Zwei Angaben genügen als Nachweis: dass die Datei liegt, wo sie liegen soll, und dass ihr Inhalt seit dem Schreiben unverändert ist. Eine Prüfsumme je Beleg kostet kaum Rechenzeit und beantwortet die zweite Frage später ohne Diskussion. Die erste Frage beantwortet ein Abgleich der Belegnummern gegen die Datenbank – Lücken zeigen sich dort schneller als in einer Stichprobe.
Der Zeitplan bis Januar
Für einen Betrieb, der im Januar 2027 strukturiert ausstellen muss, bleibt bis dahin ein knappes Quartal, und das Weihnachtsgeschäft liegt darin. Ein realistischer Ablauf setzt die Bestandsaufnahme in den Oktober, die Umstellung im Testsystem in den November und den Livegang in ein Wartungsfenster im Dezember oder in der ersten Januarwoche – vor der ersten Rechnung des neuen Jahres, nicht danach.
Zwischen November und Januar liegt das Weihnachtsgeschäft, und dort gilt in vielen Shops ein Änderungsstopp. Wer die Umstellung dahinter schiebt, hat drei Wochen für eine Aufgabe mit Rückfragen. In derselben Runde lohnt ein Blick auf die vergessenen Testsysteme und alten Subdomains: Ein altes Testsystem, das noch echte Rechnungen erzeugt und verschickt, ist beim Formatwechsel kein Randthema mehr.
Ist ein Unternehmer technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung empfangen zu können, bzw. verweigert er die Annahme, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller.
Nach der Umstellung: der laufende Betrieb
Mit dem ersten strukturierten Beleg ist die Aufgabe nicht abgeschlossen, sondern verschoben. Formate werden fortgeschrieben, Erweiterungen aktualisiert, Steuersätze geändert, und jede dieser Änderungen berührt den Rechnungslauf. Ein Update, das die Rechnungserzeugung stillschweigend auf ein anderes Profil stellt, fällt ohne Kontrolle erfahrungsgemäß erst beim Empfänger auf.
Deshalb gehört der Rechnungsversand nach der Umstellung in dieselbe Routine wie Sicherheitsaktualisierungen und Sicherungen: ein regelmäßiger Blick auf die zuletzt erzeugten Dateien, eine Meldung bei Fehlschlägen und eine Notiz, welche Erweiterung daran beteiligt ist. Wer die Lizenzfristen seiner Erweiterungen im Blick behält, verliert nicht mitten im Januar den Zugriff auf die Aktualisierung, die einen Formatfehler behebt.
Was in den Wartungsplan gehört
Quellen und Rechtsgrundlagen
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